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Comment nous exerçons la pratique dans le département Achats de Practime

Kilian et Julien sont actuellement en 3ème année employé de commerce à l’école du secteur tertiaire à La Chaux-de-Fonds. Julien a interrompu à un moment sa formation pour découvrir le monde du travail, il est revenu cette année à l’Ester pour continuer sa formation et obtenir le CFC d’employé de commerce. Kilian, quant à lui, a quitté l’école pendant une période de 6 mois pour faire un séjour linguistique. Il a ensuite repris également sa formation.

Quand avez-vous commencé votre formation au Cifom-Ester ? Et comment avez-vous vécu vos premières demi-journées dans l’epco Practime ?

Kilian : J’ai commencé Practime en août 2011. Au début, je ne comprenais pas l’importance de venir dans un simulateur d’entreprise. Puis par la suite, j’ai commencé à me prendre au jeu et à m’investir complètement dans la pratique commerciale. C’est là que j’ai découvert qu’en seulement 4h00 on pouvait vivre une véritable pression de vie d’entreprise. Finalement, pendant ces 4h00, j’oublie que c’est virtuel.

Julien : J’ai commencé en août 2010, et lors de ma première journée je ne prenais pas cela suffisamment au sérieux. Pour moi, Practime allait être un cours comme un autre. Puis avec le temps, j’ai appris à prendre soin de mon travail d’employé de commerce et à m’investir d’avantage. Aujourd’hui, je suis en troisième année et je suis responsable du département logistique qui fait le lien entre ventes et achats. Dans mon parcours d’étude à l’Ester, j’ai redoublé une année, mais à Practime cela m’a permis de prendre de l’avance et de participer pleinement au développement de l’entreprise en apportant mon soutien aux autres élèves/employés de commerce.

Comment définiriez-vous l’entreprise Practime aujourd’hui ?

Julien : Quand j’ai commencé, Practime venait d’ouvrir, et tout n’était pas forcément encore en place. Ce n’était pas facile pour les managers et nous jeunes élèves de trouver tout de suite la bonne direction. La plupart d’entre nous choisissaient le métier d’employé de commerce pour avoir un certificat en poche, mais beaucoup ne savait pas forcément ce que cela signifiait. Maintenant, je trouve qu’il y a eu une bonne évolution, tout le monde est très impliqué, même dans les tenues vestimentaires et dans le savoir-être.

Kilian : Il y a eu une grande évolution en 4 ans. Je pense qu’au début tout le monde était dans la même optique, parce-que c’est une entreprise virtuelle, nous ne voulions pas prendre cela au sérieux, mais les managers ont su nous donner l’envie de travailler dans un cadre professionnel et finalement nous avons développé tous ensemble l’esprit d’équipe, l’esprit d’entreprise.

Dans quels départements êtes-vous et quelles sont vos responsabilités ?

Kilian : Je suis dans le département achats et ma tâche principale est de m’occuper du réapprovisionnement du stock de montre et du suivi des pièces fournisseurs (commandes, livraison, facture et paiement).

Julien : Je fais les liens entre la vente et les achats, c’est moi qui gère le stock et les besoins en réapprovisionnement. J’honore également les commandes de mes clients et transmets mon expérience aux nouveaux apprenants.

Comment se passe votre matinée à Practime ?

Kilian : En premier, je dois voir si mon fournisseur a livré ma commande de montres. Ensuite je traite les pièces fournisseurs (bulletin de livraison et facture) et j’effectue une « entrée de marchandise » dans le stock. Quand tout est terminé, je tamponne ma facture et la transmets à la comptabilité. Après, je planifie avec Julien, ce qu’il faut recommander pour la semaine prochaine, et je passe une nouvelle commande chez mon fournisseur. Je gère également différents types de commandes pour l’entreprise. J’effectue mes bulletins de commandes à l’aide de l’ERP Sage et ensuite je les passe par téléphone. Je fais environ 7 à 10 téléphones en français et en allemand à chaque fois que je suis à Practime.

Julien : Je contrôle le stock afin que le stock physique et informatique corresponde. Si ce n’est pas le cas, c’est qu’il y a eu une erreur dans l’équipe qui est venu l’équipe précédente (Practime change d’équipe/classes toutes les 4 heures). Ma mission est de trouver l’erreur et de la communiquer à ma responsable. Cela peut-être, une mauvaise manipulation dans Sage au moment de faire le bulletin de livraison, le processus de vente demande beaucoup de rigueur. Ensuite je donne le feu vert à mon équipe pour qu’ils honorent les commandes clients du matin. Ensuite je traite mes commandes et j’appelle les clients pour régler les problèmes s’il y en a. En dernier lieu, j’effectue mes statistiques afin de voir le chiffre d’affaires de mon équipe ventes.

Quels sont les moments critiques de votre matinée ?

Julien : Notre journée ne dure que 4h00, et parfois cela peut-être stressant, surtout quand il y a un problème de stock. Parfois on a trop de commandes d’un coup, donc nous devons nous organiser entre nous pour faire avancer les masses de travail.

Kilian : Pour moi c’est quand le stress arrive, car quand je vois tout ce qu’il y a faire, en même pas 4h00, cela devient un véritable challenge. Mais cette pression, peut-être aussi un très bon carburant et cela me permet de garder une certaine concentration.

Quels sont les problèmes que l’on peut rencontrer au niveau du stock ?

Julien : S’il n’y a pas assez de stock, on ne peut pas satisfaire les commandes. C’est parfois le danger de travailler en flux tendu à travers 10 équipes de travail différentes mais avec le temps on a pu prouver que c’était possible. Il peut avoir aussi un problème lorsque l’on traite une commande et que l’on ne prend pas la bonne montre cela affecte alors le stock et ça créer des trous et après on perd beaucoup de temps à chercher la livraison erronée, en espérant qu’elle n’est pas déjà partie, chez le client.

Comment gérez-vous les conflits avec les fournisseurs ?

Kilian : Je les appelle directement par téléphone et on s’arrange à l’amiable.

Julien : Quand j’étais au département achat, j’ai eu parfois des commandes qui n’étaient pas honorées dans les délais. J’ai donc appelé directement le fournisseur et c’est parfois plus efficace qu’un mail. Deux jours après, j’avais ma livraison. Qui sont vos fournisseurs d’ailleurs ? Les entreprises de pratique commerciale du réseau Helvartis.

A quelle fréquence passez-vous vos commandes de réapprovisionnement ?

Kilian : J’effectue une commande le vendredi pour une livraison pour l’équipe du mardi. L’équipe du mardi effectue une commande pour que nous soyons livrés le vendredi.

En combien de temps, avez-vous appris à faire un entretien téléphonique en allemand ?

Kilian : J’ai eu de la peine au début. J’ai néanmoins passé un séjour linguistique de 5 semaines afin de parfaire mon niveau allemand, ce qui m’aide beaucoup aujourd’hui.

Julien : J’ai pu effectuer des téléphones en français et en portugais sans problème. Mais en allemand je ne peux dire que des mots clefs, mais je réussis tout de même à me faire comprendre.

Sur quelles compétences êtes-vous évalué pour ce travail quotidien ?

Kilian : Gestion des commandes fournisseurs, la concentration, l’organisation et le soin dans le travail.

Julien : L’organisation, la gestion du stress, la répartition des tâches et la gestion du stock.

Pensez-vous avoir développé ces compétences aujourd’hui ? Sinon que vous manque-t-il ?

Kilian : Je pense avoir appris à vivre au sein de l’entreprise et cela m’a aidé à gérer mon stress et je n’ai plus peur qu’on me donne des directives.

Julien : J’ai beaucoup développé le travail sur moi-même, gérer mon stress et mon impulsivité. J’ai tendance à partir facilement au quart de tour mais ici j’ai réussi à me surpasser sans m’énerver ou me stresser.

Aviez-vous déjà eu une expérience professionnelle auparavant ?

Kilian : J’ai travaillé dans une boulangerie en tant que vendeur.

Julien : j’ai eu plusieurs expériences professionnelles pendant des périodes hors écoles. J’ai travaillé dans une entreprise de moteur électrique durant 4 mois. La similitude avec Practime est surtout dans le contact avec les clients, les factures à gérer, les commandes des pièces aux fournisseurs, la gestion du stress face aux délais. Ensuite j’ai travaillé à l’hôpital de La Providence en tant que stagiaire et je m’occupais de saisir les salaires, de gérer les dossiers du personnel, les décomptes de salaires et les stocks pour l’hôpital. L’hôpital de la Providence a confirmé mes bonnes compétences et j’y travaille maintenant tous les mercredis. L’hôpital a beaucoup apprécié le concept de Practime et estime que cela est une très bonne chose pour former les futurs employés.

Dans environ 6 mois Julien et Killian seront sur le marché de l’emploi. Durant leur formation à Practime ils ont développé différentes compétences : Résistance au stress, aptitude à la communication, disposition à la perfor-mance, techniques de travail, techniques de négociation etc…

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