Répondre au téléphone

  • Jahelle Honegger

Tous les entretiens donnent une première impression par rapport à la personne se trouvant en face de l’auditeur. En conséquence, l’entretien téléphonique est surement le plus difficile puisqu’il n’y a pas de contacts visuels pour faire passer un message. La façon dont vous répondez a un impact très important dans l’attitude de l’appelant.

Cependant, les règles sont simples pour décrocher de manière appropriée un téléphone sans péjorer l’image de l’entreprise et pour rendre la conversation entre les deux interlocuteurs apaisante.

Premièrement, une réponse avant la 3ème sonnerie est favorable pour que l’auditeur ne patiente pas

Prenez une voix chaleureuse pour engager la conversation. L’enthousiasme s’entend dans votre voix avec le sourire car il laisse échapper une parole plus aimable.

Lorsque vous répondez, identifiez-vous et identifiez l’entreprise avec un accueil courtois. Ayez un ton clair pour éviter que l’auditeur vous demande avec quelle entreprise il s’entretient. (Par exemple : Georges Lineal, Practime, Bonjour !)

Durant l’entretien téléphonique, énoncez clairement vos propos avec une bonne élocution. De plus, soyez positifs et utilisez un vocabulaire approprié !

Avant de raccrocher, assurez-vous que les points suivants sont acquis :

  • Qui est votre interlocuteur ? (Nom et prénom, éventuellement le nom de l’entreprise)
  • Quel est le motif de l’appel ?
  • À qui le message doit-il être transmis ?
  • Quel est le numéro de téléphone de la personne ?
  • Quelles sont l’heure et la date de l’appel ?

Ensuite, raccrochez avec les salutations d’usage et veillez à ce que la personne qui appelle raccroche en premier pour éviter toute confusion au cas où des questions surviennent.

Finalement, notre dernière astuce est de mettre le haut-parleur qu’en cas d’urgence. Le haut-parleur entraine beaucoup de soucis liés à la compréhension de l’auditeur.

L’appel téléphonique n’est après tout, qu’une question de règles simples à appliquer. N’oubliez surtout pas de garder le sourire durant tout l’appel !

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